智慧疏濬 與辦公室八卦相處(下)

1. 危及組織：資訊透明化，讓八卦「見光死」

惡意造謠、暗箭傷人固然可恨，然而負面傳聞有時其實是隱藏著更大組織問題的先兆。


對組織管理最具殺傷力之一的八卦，莫過於員工在私底下耳語有關裁員或減薪的消息。尤其當企業面臨營運危機或重大變革時，管理者的應變措施甚至能左右企業的命運。


以美商半導體公司智霖（Xilinx）為例，2001年時，它曾面臨重大財務危機，營收暴跌50％。


當時執行長溫姆•羅蘭德（Wim Roelandts）面對裁員、減薪、倒閉等各種負面傳聞，仍高度尊重每位員工──他與各階層的員工直接對話、邀請他們到自己的辦公室、迅速以實際數字資料回覆每一封憂心的email，成功消弭不安情緒，讓員工更加團結，願意共同度過困境。


在2000年公司出現危機前，智霖名列《財星》雜誌（FORTUNE）「最值得效命的企業百強」第21名；2001年公司最艱困時爬升到第6名；2002年更攀至第4名。


員工內心的焦慮、不安全感，以及面對未來的不確定性，會迫使他們透過交換八卦信息來獲得情緒撫慰，因此管理者面對八卦的態度，並非「明令禁止」，更非關起門來開「閉門會議」，越是公開透明，越能降低員工的徬徨，防止無謂流言四起。


史丹佛大學商學院組織行為學教授奇普．席斯（Chip Heath）建議，管理高層不妨在企業內部網站設置一個「八卦論壇」，專門負責直接解答員工對於公司的各種疑問，如此一來，領導者既可掌握員工的想法，又能有效控制八卦散播的內容。美國知名心理學家法蘭克•麥克安德魯（Frank McAndrew）曾說：「八卦是人性根深蒂固的一部份，無論如何是擋不住的。」


雖然想完全杜絕八卦文化比登天還難，然而管理階層決不能無視於負面流言的破壞力，導致亂源叢生。你能否具備反擊的智慧與魄力，將決定八卦小人在你的組織更加囂張或處處碰壁。



2. 反向操作　善用八卦塑造好團隊

談論職場八卦是否真的一無是處、百害無一利？不少研究指出，只要不是涉及人身攻擊的惡意誹謗，適當容許部屬談論正面八卦，不僅有益身心，還可增進生產力！


《華爾街日報》（The Wall Street Journal）曾報導，辦公室八卦對管理團隊的好處包括：

＊建立私交和人際網絡：非正式的資訊交換可以增進同事間的了解，主管也可藉此與團隊成員建立私交，加快工作完成的進程。

＊幫助員工減輕憂慮：八卦，是觀測團隊情緒的有用工具。主管可以透過小道消息了解員工是否不開心，弄清楚困擾他們的問題是什麼。如果有任何誤解，主管也可迅速澄清錯誤訊息。


＊新政策的試金石：當主管想推動一項新措施，或是任何新創意時，善用辦公室的走廊廣播，肯定能夠迅速測試出員工的反應是贊成或反對。


英國倫敦市立大學的調查報告則顯示，員工有八卦的需求，可能是領導階層管理不當的徵兆。研究證明，八卦是員工：

(1) 在工作崗位上長期抗壓的救命工具。

(2) 是否繼續留任的重要因素，決定員工對公司的向心力。主管若是嚴格禁止八卦，會造成員工產生離職念頭。

(3) 對不稱職領導的一種平衡。



3. 主管也該「長舌」一下！

別再停留在「主管不該八卦，尤其不該跟員工八卦」的觀念。溝通學專家柯內莉雅．托芙（Cornelia Topf）在著作《八卦高手》中提到，主管大多認為員工不必知道太多訊息，做好自己分內工作即可；卻忽略了員工被告知的訊息越少，八卦流言越是滿天飛。另一方面，主管也會因為對部屬談論八卦有所偏見，而和團隊漸行漸遠。


她舉例說，剛晉升部門主管的彼得一直覺得自己和部屬之間的關係不如他所願。正如許多主管的宿命，員工大多覺得他不容易親近、冷酷、有距離感、不大值得信賴。


原來，彼得是典型的思考型主管，和部屬間的溝通只局限在專業和工作，從來不和他們聊家常，更別說是談論八卦，因此在部屬心中有距離感。直到他認清這點，願意加入閒聊的次數變多，大家對他的管理反而更具信心。



4. 選好主題，在非正式時機開口

試著和部屬聊一些有用的八卦吧！柯內莉雅•托芙建議，不妨寫下3個你希望有進一步發展的目標、任務或困難，做為八卦閒聊的主題，可以包括：


(1) 你心中掛念的事。

(2) 目前生活中遇到的困難。

(3) 能改善工作、家庭、健康的事。

(4) 能為你開展機會的事。

(5) 用另一種眼光來看，對你有助益的事。


例如在非正式的團隊聚會、咖啡時間、會議休息時間，採用開門見山的方式說：「幾個月來我膝蓋的毛病都沒有醫好，有誰認識不錯的骨科醫生嗎？」


或是以「我想問一個長久以來都想問的事……」、「我聽說……那是真的嗎？」、「你聽過這件事嗎？」做為開場白。


嘗試放下主管的威嚴，加入員工的「非正式溝通」，保證他們對你的信任感會倍增！



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